Rekisteröidyn informointi – Oma Kymenlaakso

1. Millä perusteella ja mihin tarkoitukseen keräämme tietoja?

Kymenlaakson hyvinvointialue tarjoaa asiakkaille, työntekijöille ja yhteistyökumppaneille monipuolisen digitaalisen palvelukanavan. Digitaalisella palvelukanavalla mahdollistetaan asiakkaalle toimittaa asiointitarpeeseensa liittyvät sähköiset viestit ja asiakirjat sähköisesti (Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta 306/2019 5§).

Asiakas voi vahvan tunnistautumisen jälkeen tallentaa omia tietojaan (lomakkeet ja kyselyt), viestiä sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisen kanssa, vastaanottaa ilmoituksia palveluihin liittyen sekä hoitaa asiointiin liittyviä asioita. Voit lukea tarkemmin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojen käsittelystä.

Henkilötietojen käsittely perustuu Kymenlaakson hyvinvointialueen lakisääteisen velvoitteeseen kerätä ja käsitellä henkilötietoja palveluiden tuottamiseksi.

Digitaalisen palvelukanavan käyttöehtojen hyväksyntä on edellytys palvelun käyttämiselle. Asiointi on mahdollista mm. seuraavissa palveluissa

• Ajanvarausten käsittely organisaation määrittelemissä palveluissa
• Tiedonkeruu erilaisilla kyselyillä ja lomakkeilla
• Chat palvelut ja etä- ja videovastaanotot
• Hakemukset ja tietopyynnöt
• Itsehoito, hoito- ja palvelupolut

Digitaalisessa palvelussa hallinnoidaan lähtökohtaisesti asioijan itsestään antamia tietoja. Joissain palveluissa tietoja voi antaa myös puolesta-asioija, jos hän on lapsen huoltaja tai on saanut asianosaiselta Suomi.fi-valtuutuksen. Puolesta-asioijan tulee olla kymenlaaksolainen. Voimassa oleva turvakielto estää asioinnin sekä puolesta-asioinnin.

Palveluiden käyttämisestä syntyviä tilastotietoja voidaan käyttää palveluiden kehittämiseen, tilastointiin, raportointiin sekä palautteen keräämiseen.

2. Millaisia tietoja saamme ja keräämme?

Palvelun käyttäjäksi rekisteröidyttäessä ja aina palveluun kirjautuessa edellytetään vahvaa tunnistautumista, Suomi.fi-tunnistusta käyttämällä. Tunnistautumisen yhteydessä saadaan Digi- ja väestötietoviraston (DVV) väestötietojärjestelmästä Kymenlaakson hyvinvointialueelle myönnetyn käyttöluvan perusteella käyttäjän henkilötunnus, nimi-, osoite- ja kuntatiedot.

Rekisteröityneen henkilön asiakkuuteen ja asiointiin liittyviä tarpeellisia tietoja, mm. henkilötietoja, saadaan erillisen asiakas- tai potilastietojärjestelmän lisäksi asiakkaan itsensä kirjaamasta terveys- ja toimintakykytiedoista, viesteistä sekä ajanvaraus ja ajanperuutus tiedoista.

Suostumus asiointipalvelun käyttöön.

3. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Viestejä säilytetään järjestelmässä kaksi vuotta, jonka jälkeen ne hävitetään automaattisesti.
Kymenlaakson hyvinvointialueella on arkisto- ja tiedonohjaussuunnitelma. Säilytysajat määritellään lakiperusteisesti huomioiden mm. arkistolaki, laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä.

Sosiaali- ja terveydenhuollon lokitiedot säilytetään 12 vuotta niiden syntymästä.
Käyttäjä voi poistaa asiointia varten luodun tilinsä itse, jos tilillä ei ole avoimena olevia asiointeja, esimerkiksi avoimia viestikeskusteluja tai digipolkuja. Tarvittaessa käyttäjä voi pyytää suoraan asioinnin osapuolena olevaa ammattilaista sulkemaan avoimet keskustelut tai digipolut tai tehdä kirjallisen ilmoituksen tilin poistamisesta ja palauttamalla se Kymenlaakson hyvinvointialueen kirjaamoon.

Oma Kymenlaakso asiointialustan lokeja säilytetään 5 vuotta.

Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen säilytysajat löytyvät täältä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojen käsittelystä.

4. Millaisia oikeuksia sinulla rekisteröitynä on?

Rekisteröidyn eli sinun oikeuksistasi säädetään EU:n tietosuoja-asetuksessa sekä tietosuojalaissa.

Rekisterinpitäjän on kyettävä vahvistamaan tietosuojaoikeuksiaan käyttävän henkilöllisyys. Jos rekisteröityä ei voida tunnistaa, hän ei voi käyttää oikeuttaan. Rekisteröity voi kuitenkin toimittaa lisätietoja tunnistamista varten. Rekisteröidyn oikeudet ovat:

• oikeus saada informaatio henkilötietojen käsittelystä
• saada pääsy tietoihin
• oikaista tietoja
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman laillista perustetta
• oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle

Jos rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan hän voi olla yhteydessä kirjaamo@kymenhva.fi

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu EU:n tietosuoja-asetusta.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puh. 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Voit lukea tarkemmin oikeuksistasi
https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet(siirryt toiseen palveluun)

5. Ketkä vastaanottavat tietojasi?

Kymenlaakson hyvinvointialueen sote-ammattilaiset hyödyntävät Oma Kymenlaaksoa palvelun tuottamiseen asiakkailleen.

Lisäksi Kymenlaakson hyvinvointialueiden ostopalvelutuottajilla on sopimusperusteisesti pääsy palvelun toteuttamisen kannalta tarvittaviin tietoihin.

Kymenlaakson hyvinvointialueen lukuun toimivilla teknisillä ylläpitäjillä on tehtäviensä mukaiset rajoitetut oikeudet tietoon. Tällaisia toimijoita ovat

• BeeHealthy Oy kehittäjä ja tekninen ylläpitäjä
• 2M-IT: AVPH ajanvaraus, kehittäjä ja tekninen ylläpitäjä
• KSTieto tekninen ylläpitäjä

Edellä mainitut ylläpitäjät saattavat käyttää rekisterinpitäjän kanssa sovitusti alihankkijoita palveluita tuottaessaan.

6. Siirrämmekö tietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle?

AWS (palvelimet) sijaintina toimii Saksan Frankfurt.

Pääsääntöisesti rekisteritietoja ei siirretä EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle. Rekisteritietoja voidaan luovuttaa EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle vain, jos vastaanottavan maan on komission päätöksellä katsottu varmistavan riittävän tietosuojan tason tai että siirto toteutetaan yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679) mainittuja asianmukaisia suojatoimia soveltaen. USA:n toimijoiden osalta Euroopan komission päätös tietosuojan riittävyydestä (10.7.2023) (Adequacy decision for the EU-US Data Privacy Framework).

7. Miten suojaamme henkilötietoja?

Käyttäjästä kerättyjä tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman laissa olevaa perustetta. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä hyvää tiedonkäsittelytapaa. Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.

Tietojen käyttöoikeudet on rajattu Oma Kymenlaakson sisällä käyttäjäryhmittäin. Tietojen käyttö on mahdollista toimikortti/PIN-koodi –kirjautumisella. Tietojen käyttöä valvotaan Kymen HVA:n tietosuojapolitiikan mukaisesti. Kaikki käyttäjät on koulutettu ja he ovat täyttäneet Tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

Oma Kymenlaakso -asiointipalvelun tietoturva on järjestetty yleisesti hyväksyttävällä tavalla ja tehokkaasti. Palvelussa käsiteltävät tiedot välitetään aina vahvaa salausta käyttäen.

Järjestelmä on luokiteltu Valviran tietojärjestelmien A1 luokkaan. Lisäksi
järjestelmätoimittajamme on auditoitu ja sertifioitu ISO 27001 -standardin mukaisesti.

8. Keneltä voit kysyä lisätietoja?

Asiointipalvelut: easiointi@kymenhva.fi
Tietosuojavastaava: tietosuoja@kymenhva.fi