Tietosuojakäytäntö – Oma Kymenlaakso

1. Millä perusteella ja mihin tarkoitukseen keräämme tietoja?

Oma Kymenlaakso -asiointipalvelussa voidaan käsitellä terveystietoja ja muita sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietoja silloin, kun asiakas ilmoittaa terveydentilaa koskevia tietoja, toimintakykyä koskevia tietoja, hoidon tai palvelun tarpeen arviointia varten annettuja tietoja esimerkiksi chatin tai lomakkeiden kautta.

Tietoja käsitellään sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämiseksi, toteuttamiseksi, seurannaksi sekä asiakkaan ja ammattilaisen välisen asioinnin mahdollistamiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu hyvinvointialueen lakisääteiseen velvollisuuteen järjestää sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja.

Palveluiden käyttämisestä syntyviä tilastotietoja voidaan käyttää myös palveluiden kehittämiseen, tilastointiin, raportointiin sekä palautteen keräämiseen.

2. Millaisia tietoja saamme ja keräämme?

Palvelun käyttäjäksi rekisteröidyttäessä ja aina Palveluun kirjautuessa edellytetään vahvaa tunnistautumista, Suomi.fi-tunnistusta käyttämällä. Tunnistautumisen yhteydessä saadaan Digi- ja väestötietoviraston (DVV) väestötietojärjestelmästä Kymenlaakson hyvinvointialueelle myönnetyn käyttöluvan perusteella käyttäjän

• henkilötunnus
• nimi
• osoite
• kuntatiedot

Rekisteröityneen henkilön asiakkuuteen ja asiointiin liittyviä tarpeellisia henkilötietoja voidaan saada erillisestä asiakas- tai potilastietojärjestelmästä sekä asiakkaan itsensä kirjaamasta tiedoista.
Palvelussa voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia terveys- ja hyvinvointitietoja:

• asiakkaan itse ilmoittamat oireet ja terveydentilaa koskevat tiedot
• toimintakykyä koskevat tiedot
• terveyttä ja hyvinvointia koskevien kyselyjen vastaukset
• hoidon tai palvelun tarpeen arviointiin liittyvät tiedot
• etä- ja videovastaanottojen yhteydessä annetut tiedot
• ajanvarauksiin/-peruutuksiin ja asiointiin liittyvät tiedot
• asiakkaan ja ammattilaisen väliset viestit
• Ryhmävideopuhelussa laitteen IP-osoite
• Suostumus asiointipalvelun käyttöön

Palvelussa käsiteltävät tiedot voivat muodostaa osan sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- tai potilasrekisteriä.

3. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Palveluun liittyviä säilytysaikoja:

• Viestejä säilytetään järjestelmässä kaksi vuotta, jonka jälkeen ne hävitetään automaattisesti.
• Ryhmävideopuhelussa syntyneet IP-osoitteet poistetaan seitsemän päivän kuluessa.
• Sosiaali- ja terveydenhuollon lokitiedot säilytetään 12 vuotta niiden syntymästä.
• Oma Kymenlaakso -asiointialustan lokeja säilytetään viisi vuotta.

Tietojen poistaminen:

• Käyttäjä voi poistaa asiointia varten luodun tilinsä itse, jos tilillä ei ole avoimena olevia asiointeja, esimerkiksi avoimia viestikeskusteluja tai digipolkuja.
• Tarvittaessa käyttäjä voi pyytää suoraan asioinnin osapuolena olevaa ammattilaista sulkemaan avoimet keskustelut tai digipolut tai tehdä kirjallisen ilmoituksen tilin poistamisesta Kymenlaakson hyvinvointialueen kirjaamoon.

Kun Oma Kymenlaakso -tili on poistettu, kaikkia palvelussa käsiteltyjä tietoja ei välttämättä poisteta. Tilin poistaminen estää palvelun käytön, mutta sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedot säilytetään lainsäädännön edellyttämän ajan riippumatta siitä, onko asiointitili poistettu.

Tietojen poistamistapa riippuu rekisteristä ja tiedon luonteesta. Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan joko automaattisesti tai manuaalisesti.

Kymenlaakson hyvinvointialueella on arkisto- ja tiedonohjaussuunnitelma. Säilytysajat määritellään lakiperusteisesti huomioiden mm. arkistolaki, laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä.

Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen tarkemmat säilytysajat löytyvät Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyn informoinnista ja Terveydenhuollon potilastietojen käsittelyn informoinnista. Kaikki informoinnit löytyvät hyvinvointialueen verkkosivuilta kohdasta Rekisteröityjen informointi.

4. Millaisia oikeuksia sinulla rekisteröitynä on?

Rekisteröidyn eli sinun oikeuksistasi säädetään EU:n tietosuoja-asetuksessa sekä tietosuojalaissa.

Rekisterinpitäjän on kyettävä vahvistamaan tietosuojaoikeuksiaan käyttävän henkilöllisyys. Jos rekisteröityä ei voida tunnistaa, hän ei voi käyttää oikeuttaan. Rekisteröity voi kuitenkin toimittaa lisätietoja tunnistamista varten. Rekisteröidyn oikeudet ovat:

• oikeus saada informaatio henkilötietojen käsittelystä
• saada pääsy tietoihin
• oikaista tietoja
• rajoittaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman laillista perustetta
• oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle

Jos rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan hän voi olla yhteydessä kirjaamo@kymenhva.fi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu EU:n tietosuoja-asetusta.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki.
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki.
Puh. 029 56 66700.
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi.

Voit lukea tarkemmin oikeuksistasi
https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet

5. Ketkä vastaanottavat tietojasi?

Tietoja käsittelevät hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset sekä palvelun toteuttamiseen osallistuvat sopimuskumppanit silloin, kun se on tarpeen palvelun tuottamiseksi. Tietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisille ainoastaan lainsäädännön sallimissa tai velvoittamissa tilanteissa. Tietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin.

Kymenlaakson hyvinvointialueiden ostopalvelutuottajilla on sopimusperusteisesti pääsy palvelun toteuttamisen kannalta tarvittaviin tietoihin.

Kymen HVA:n lukuun toimivilla teknisillä ylläpitäjillä on tehtäviensä mukaiset rajoitetut oikeudet tietoon. Tällaisia toimijoita ovat:

• BeeHealth Oy kehittäjä ja tekninen ylläpitäjä
• 2M-IT: AVPH ajanvaraus, kehittäjä ja tekninen ylläpitäjä.
• KSTieto tekninen ylläpitäjä

Edellä mainitut ylläpitäjät saattavat käyttää rekisterinpitäjän kanssa sovitusti alihankkijoita palveluita tuottaessaan.

6. Siirrämmekö tietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle?

AWS (palvelimet) sijaintina toimii Saksan Frankfurt. Ryhmävideopuhelussa IP-osoitteiden käsittely tapahtuu EU:n palvelinkeskuksessa.

Pääsääntöisesti rekisteritietoja ei siirretä EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle.

Rekisteritietoja voidaan luovuttaa EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle vain, jos vastaanottavan maan on komission päätöksellä katsottu varmistavan riittävän tietosuojan tason tai että siirto toteutetaan yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679) mainittuja asianmukaisia suojatoimia soveltaen.
USA:n toimijoiden osalta Euroopan komission päätös tietosuojan riittävyydestä (10.7.2023) (Adequacy decision for the EU-US Data Privacy Framework).

7. Miten suojaamme henkilötietoja?

Käyttäjästä kerättyjä tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman laissa olevaa perustetta. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä hyvää tiedonkäsittelytapaa. Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.

Tietojen käyttöoikeudet on rajattu Oma Kymenlaakson sisällä käyttäjäryhmittäin. Tietojen käyttö on mahdollista toimikortti/PIN-koodi –kirjautumisella. Tietojen käyttöä valvotaan hyvinvointialueen tietosuojapolitiikan mukaisesti. Kaikki käyttäjät on koulutettu ja he ovat täyttäneet Tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

Oma Kymenlaakso -asiointipalvelun tietoturva on järjestetty yleisesti hyväksyttävällä tavalla ja tehokkaasti. Palvelussa käsiteltävät tiedot välitetään aina vahvaa salausta käyttäen.

Järjestelmä on luokiteltu Valviran tietojärjestelmien A1 luokkaan. Lisäksi
järjestelmätoimittajamme on auditoitu ja sertifioitu ISO 27001 -standardin mukaisesti.

8. Keneltä voit kysyä lisätietoja?

Asiointipalvelut: easiointi@kymenhva.fi
Tietosuojavastaava: tietosuoja@kymenhva.fi