Tietopyynnöt

Salassa pidettävän tiedon luovuttaminen vaatii aina pyytäjän henkilöllisyyden todentamista. Hyvinvointialue varmistaa tietopyynnön esittäjän henkilöllisyyden ennen henkilötietojen luovuttamista tai henkilötietoja koskevien pyyntöjen käsittelyä.

Henkilöllisyys voidaan todentaa esimerkiksi:

• vahvalla sähköisellä tunnistautumisella
• soittamalla takaisin valtakirjassa/yhteystiedoissa ilmoitettuun puhelinnumeroon
• asioimalla henkilökohtaisesti ja esittämällä voimassa oleva henkilöllisyystodistuksen
• varmistamalla pyynnön esittäjän henkilöllisyys rekisterissä olevien tietojen avulla.

Hyvinvointialue voi pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi.

Asiakirjakopiot sekä omia tietoja koskevat pyynnöt ovat pääsääntöisesti maksuttomia. Maksu voidaan kuitenkin periä, jos pyyntö on toistuva tai sen toteuttaminen edellyttää poikkeuksellisen paljon työtä.

Tietosuojaoikeuksien käyttäminen on pääsääntöisesti maksutonta. Tietosuoja-asetuksen mukainen pyyntö voidaan kuitenkin jättää toteuttamatta tai siitä voidaan periä maksu, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva.

Asiakirjat ja tietopyynnöt laskutetaan Kymenlaakson hyvinvointialueen voimassa olevan hinnaston mukaisesti. Asiakirja- ja tietopalvelumaksut löytyvät sivulta Asiakasmaksut.

Potilaalla on oikeus saada kopioita potilasasiakirjoistaan ja asiakkaalla sosiaalihuollon asiakirjoistaan. Asiakirjakopioita voi pyytää käynnin yhteydessä tai kirjallisella pyynnöllä.

Asiakkaan tai potilaan lähiomaiset tai muut läheiset eivät pääsääntöisesti ole oikeutettuja omaisensa asiakirjoihin. Voimme luovuttaa asiakas- tai potilastietoja lähiomaiselle vain asiakkaan tai potilaan suostumuksella tai muulla laillisella perusteella.

Potilaan terveydentilaa koskevia tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa lähiomaiselle, jos potilas on tajuttomuuden tai muun vastaavan syyn vuoksi kykenemätön ilmaisemaan tahtoaan eikä ole syytä olettaa hänen vastustavan tiedon antamista.

Lisäksi lähiomainen voi saada välttämättömiä sosiaalihuollon tai terveydentilaa koskevia tietoja akuutin erityistilanteen ratkaisemiseksi asiakastietolain mukaisissa tilanteissa. (703/2023) 49 § pykälän mukaisesti.

Toisen henkilön puolesta tehtävän tietopyynnön edellytykset ja ohjeet on kuvattu tämän sivun kohdassa Puolesta asiointi.

Alaikäisen tietopyynnöt

Alaikäisellä on oikeus pyytää itseään koskevat tiedot ja oikeus kieltää häntä koskevien tietojen antaminen huoltajalle tai muulle lailliselle edustajalleen, jos hän ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan. Suosittelemmekin, että 12- vuotta täyttäneet pyytävät omat tietonsa itse.

Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. (621/1999, 8§).  Julkista asiakirjaa koskevaa tietopyyntöä ei tarvitse perustella, ja sen voi tehdä anonyymisti.

Asianosaisella on oikeus saada tietoa myös sellaisista asiakirjoista, jotka voivat vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Esimerkiksi lastensuojeluasiassa asianosaisia ovat lapsen huoltaja ja lapsi itse riippumatta iästä ja siitä, käyttääkö lapsi itse puhevaltaansa. 12-17 -vuotiaan lapsen sosiaalihuollon asiakastietoja voivat vanhemmat tai muu huoltaja pyytää julkisuuslain nojalla asianosaisina. (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 11 § 1 momentti).

Jos pyyntö koskee salassa pidettäviä tietoja tai tietoja, joiden luovuttaminen edellyttää erillistä arviointia, pyynnön tekijän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja todentaa henkilöllisyytensä.

Pyydettävä asiakirja tai tieto tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti. Tarvittaessa saat apua yksilöintiin kirjaamosta.

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tiedon antaminen vaatii tavanomaista suuremman työmäärän, tieto annetaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.

Tietopyynnöt ja pelastustoimi

Julkisuuslain mukaan jokaisella on oikeus saada tieto pelastuslaitoksen julkisista asiakirjoista. Julkisuuslain lisäksi pelastuslaki ohjaa pelastuslaitoksen asiakirjojen luovuttamista.

Viranomaisten tietopyynnöt

Jotta voimme käsitellä viranomaisten asiakirjapyynnöt mahdollisimman tehokkaasti, pyyntöjen tulisi sisältää ainakin seuraavat tiedot:

• peruste tiedonsaannille
• miltä aikaväliltä asiakirjoja pyydetään
• yksilöidyt tiedot asiakirjasta, jos ne ovat tiedossa
• mihin ja miten pyydetyt asiakirjat tulee toimittaa
• tarvittaessa tiedot siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää (salassa pidettävät tiedot)

Asiakastietolain (703/2023) 11 §:n mukaan asiakkaalla on oikeus saada tiedot siitä ketkä ovat käsitelleet hänen asiakas- tai potilastietojaan (lokitiedot). Tiedot tulee antaa lokirekisterin perusteella kohtuullisessa ajassa, viimeistään kahden kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Asiakas ei saa käyttää tai luovuttaa saamiaan lokitietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin omien asiakastietojensa käsittelyyn liittyvien oikeuksiensa selvittämistä ja toteuttamista varten.

Toisen henkilön puolesta tehtävän tietopyynnön edellytykset ja ohjeet on kuvattu tämän sivun kohdassa Puolesta asiointi.

Kahta vuotta vanhemmat lokitiedot

Voit pyytää lokitietoja kahden viimeksi kuluneen vuoden ajalta. Tätä vanhempien lokitietojen luovuttaminen edellyttää erityistä syytä.

Joissakin tilanteissa lokitietoja ei voida luovuttaa. Näin voidaan toimia esimerkiksi silloin, jos tietojen antaminen saattaisi vaarantaa asiakkaan terveyden tai hoidon toteutumisen tai loukata jonkun muun henkilön oikeuksia.

Rekisterinpitäjä arvioi pyynnön perusteet ja tekee asiassa päätöksen.

Vainajaa koskevat lokitietopyynnöt

Lokitietojen tarkastusoikeus on lähtökohtaisesti henkilökohtainen. Puolesta asiointiin annettu valtuutus päättyy valtuuttajan kuolemaan, minkä vuoksi vainajaa koskevia lokitietoja ei luovuteta puolesta asioijalle.

Kun lokitietopyyntöön ei voida suostua, asiasta annetaan kirjallinen kieltäytymispäätös.

Viranomaisella voi kuitenkin olla lakiin perustuva oikeus saada vainajaa koskevia lokitietoja esimerkiksi rikostutkintaa varten. Tietojen luovuttamisen edellytykset arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

Tietojen käsittely ja lokiraportin merkinnät

Kymenlaakson hyvinvointialueella asiakas- ja potilastietoja saavat käsitellä vain ne työntekijät, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Tämän vuoksi lokitiedoissa voi näkyä myös sellaisia työntekijöitä, joiden kanssa asiakas tai potilas ei ole asioinut suoraan.

Heidän tehtävänsä voivat liittyä esimerkiksi ajanvaraukseen, laskutukseen, asiakirjojen käsittelyyn, hoidon tai palvelun järjestämiseen tai muihin asian hoitamisen kannalta välttämättömiin tehtäviin. Potilas- ja asiakastietojen käsittelystä säädetään laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä(siirryt toiseen palveluun) sekä sosiaali- ja terveysministeriön asetuksessa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä(siirryt toiseen palveluun).

Esimerkkejä tilanteista, joissa potilastietojen käsittely voi olla tarpeellista (lista ei ole tyhjentävä):

• Asiakas ottaa yhteyttä terveydenhuollon palveluun esimerkiksi ajanvarausta, neuvontaa, hoidon järjestämistä tai muuta asiaansa koskevaa selvitystä varten, jolloin yhteydenottoa käsittelevä henkilö voi tarkastella asian hoitamiseksi tarpeellisia potilastietoja.
• Lääkäri arvioi potilaan terveydentilaa, tekee diagnoosia tai suunnittelee hoitoa työtehtäviensä mukaisesti.
• Hoitaja toteuttaa hoitoa, seuraa potilaan vointia tai antaa neuvontaa työtehtäviensä mukaisesti.
• Ajanvarauksen työntekijä varaa vastaanottoaikoja tai ohjaa asiakkaan oikeaan palveluun työtehtäviensä mukaisesti.
• sihteeri tai muu asiakirjahallinnon työntekijä käsittelee hoitoon liittyviä asiakirjoja työtehtäviensä mukaisesti.
• Laskutukseen osallistuva työntekijä käsittelee palvelutapahtumaan liittyviä tietoja työtehtäviensä mukaisesti.
• Tietojärjestelmien ylläpitoon tai häiriötilanteiden selvittämiseen osallistuva henkilö käsittelee tietoja siinä laajuudessa kuin järjestelmien toiminnan, tietoturvan tai ongelmatilanteen selvittäminen edellyttää.
• Potilasturvallisuuteen, valvontaan tai viranomaisvelvoitteiden toteuttamiseen osallistuva henkilö käsittelee tehtäviensä hoitamiseksi tarpeellisia tietoja.

Lokiraportti on hyvin tarkka, ja siihen kirjautuu myös järjestelmän suorittamia automaattisia teknisiä hakuja. Tällaisia merkintöjä voi syntyä esimerkiksi silloin, kun potilastietoja avataan käsittelijän toimesta järjestelmän koostesivun näkymälle.

Terveydenhuollon lokiraportissa käsittelijänä voi näkyä myös ”Käyttäjä Tekninen”. Tällä tarkoitetaan järjestelmätoimittaja Tiedon ja Kymenlaakson hyvinvointialueen välistä teknistä rajapintaa, joka liittyy järjestelmän toimintaan. Merkintään ei liity luonnollista henkilöä, mutta myös järjestelmän tekninen toiminta voi näkyä käyttölokissa.

Jos olet tyytymätön päätökseen

Jos emme voi toteuttaa pyyntöä, annamme kieltäytymisestä kirjallisen päätöksen, jossa on kerrottu ratkaisun perusteet. Jos pyynnön esittäjä on tyytymätön päätökseen tai katsoo, että henkilötietoja on käsitelty tietosuojasääntelyn vastaisesti, hän voi tehdä asiasta kantelun tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Jos asiakas epäilee lokitietojen perusteella, että hänen tietojaan on käsitelty ilman asianmukaista perustetta, hän voi tehdä asiasta kirjallisen selvityspyynnön. Lomakkeeseen tulee kirjata ne perusteet ja tiedossa olevat seikat, joiden perusteella selvitystä pyydetään.

Kirjallisen selvityksen voi pyytää myös vapaamuotoisella selvityspyynnöllä. Vapaamuotoiseen pyyntöön tulee kirjata ne perusteet ja tiedossa olevat seikat, joiden perusteella selvitystä pyydetään. Selvityspyynnöt käsitellään sitä nopeammin, mitä tarkemmat tiedot selvityspyyntö sisältää.

Tiedot annetaan viimeistään kahden kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. 

Toisen henkilön puolesta tehtävän pyynnön edellytykset ja ohjeet on kuvattu tämän sivun kohdassa Puolesta asiointi.

Jos olet tyytymätön päätökseen

Jos pyynnön esittäjä on tyytymätön saamaansa vastaukseen tai katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojasääntelyn vastaisesti, hän voi tehdä asiasta kantelun tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Tietosuoja-asetus (GDPR) antaa rekisteröidylle oikeuksia omien henkilötietojensa käsittelyyn liittyen. Oikeuksien laajuus riippuu siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Kaikkia oikeuksia ei voida käyttää kaikissa tilanteissa. Esimerkiksi silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen, tietojen poistamista tai käsittelyn vastustamista ei välttämättä voida toteuttaa.

Rekisterinpitäjän tulee vastata pyyntöön kuukauden kuluessa niiden vastaanottamisesta. Jos pyynnön käsittely vaatii lisäaikaa, ilmoitamme siitä pyynnön tekijälle. Tällöin vastausaikaa voidaan pidentää enintään kolmella kuukaudella alkuperäisestä pyynnöstä.

Toisen henkilön puolesta tehtävän tietopyynnön edellytykset ja ohjeet on kuvattu tämän sivun kohdassa Puolesta asiointi.

Pääsy omiin tietoihin eli tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja Kymenlaakson hyvinvointialueella. Pyyntö tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti.

Rekisteritietojen oikaisuvaatimus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista, poistoa tai täydentämistä. Vaatimus toimitetaan kirjallisena ja tiedot tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti. Rekisterinpitäjä arvioi vaatimuksen ja tekee asiassa päätöksen.  

Potilasasiakirjat sisältävät hoidon kannalta tarpeelliset tiedot. Tietojen oikeellisuutta arvioidaan sen mukaan, mitä tietoa kirjaamishetkellä on ollut käytettävissä. Virheellisen, puutteellisen tai tarpeettoman tiedon korjaamista tai poistamista voi pyytää kirjallisesti. Terveydenhuollon ammattihenkilö arvioi, täyttyvätkö tietojen korjaamisen tai poistamisen edellytykset. Tietoja ei kuitenkaan voida poistaa tai muuttaa pelkästään pyynnön perusteella, jos merkintä on ollut kirjaamishetkellä asianmukainen ja hoidon kannalta tarpeellinen. Potilasasiakirjoja säilytetään lainsäädännön edellyttämät säilytysajat, pääsääntöisesti 12 vuotta potilaan kuolemasta.

Jos olet tyytymätön päätökseen

Jos emme voi toteuttaa pyyntöä, annamme kieltäytymisestä kirjallisen päätöksen, jossa on kerrottu ratkaisun perusteet. Jos pyynnön esittäjä on tyytymätön päätökseen tai katsoo, että henkilötietoja on käsitelty tietosuojasääntelyn vastaisesti, hän voi tehdä asiasta kantelun Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Hyvinvointialueelle tehtävän tietopyynnön voi tehdä myös valtuutetun henkilön välityksellä. Tämä koskee muun muassa potilas- ja sosiaalihuollon asiakirjojen kopiopyyntöjä, tietosuoja-asetuksen mukaisia pyyntöjä (kuten tarkastus-, oikaisu- ja poistopyyntöjä) sekä lokitietopyyntöjä.

Pyynnön yhteydessä tulee toimittaa valtakirja, josta käy selkeästi ilmi valtuutetun oikeus tehdä kyseinen pyyntö sekä vastaanottaa pyynnön perusteella luovutettavat tiedot tai päätökset. Valtakirja oikeuttaa valtuutetun toimimaan valtuuttajan puolesta ainoastaan valtakirjassa yksilöidyissä ja nimetyissä asioissa.

Edunvalvoja tai edunvalvontavaltuutettu voi tehdä pyynnön päämiehen puolesta, jos oikeus kyseisen pyynnön tekemiseen ja siihen liittyvien tietojen tai päätösten vastaanottamiseen ilmenee edunvalvontapäätöksestä tai vahvistetusta edunvalvontavaltuutuksesta. Tämän vuoksi pyynnön yhteydessä tulee toimittaa edunvalvontaa koskeva päätös tai vahvistettu edunvalvontavaltakirja ja vahvistamista koskeva päätös.

Kymenlaakson hyvinvointialueen valtakirjalomakkeet sekä lisätietoa valtuuttamisesta, edunvalvonnasta ja puolesta asioinnista löytyvät sivulta Puolesta asiointi.

Asiakastietojen luovuttaminen kuoleman jälkeen

Asiakas- ja potilastiedot ovat salassa pidettäviä myös henkilön kuoleman jälkeen. Lain mukaan teillä on mahdollisuus saada kuolleen henkilön terveyden- ja sairaanhoitoa koskevia tietoja vain, jos tarvitsette tietoja tärkeiden etujenne tai oikeuksienne selvittämistä tai toteuttamista varten (esimerkiksi testamentti tai vakuutusasiat). Vainajaa koskevien tietojen pyynnöstä tulee tehdä kirjallinen hakemus, jossa on merkittynä lain mukainen peruste tietopyynnölle. Tietoja voidaan luovuttaa vain siinä määrin, kuin se on välttämätöntä tietoja pyytävien oikeuksien tai etujen selvittämiseksi tai toteuttamiseksi. Vainajan tietopyyntö tulee ensisijaisesti tehdä alla olevalla lomakkeella. Mikäli tietopyyntö tehdään vapaamuotoisella tavalla, esimerkiksi sähköposti, tulee pyynnössä olla mainittuna kaikki lomakkeessa täytettäväksi merkittyjen kohtien sisältö. Vaillinaisilla tiedoilla tehtyä vainajan tietopyyntöä emme käsittele. Vainajan tietoja säilytetään 12 vuotta kuoleman jälkeen.

Mikäli teillä on jäänyt epäselväksi omaisenne kuolinsyy tai hänen elämänsä loppuvaiheen hoidosta on jäänyt epäselvyyttä, järjestämme teille mahdollisuuden keskustella omaisenne viimevaiheen hoidosta vastanneen lääkärin kanssa. Keskusteluajan järjestämiseksi, ottakaa ensisijaisesti yhteyttä omaisen viime vaiheen hoidosta vastanneen osastonsihteeriin. Tarvittaessa jos keskustelun jälkeen koette tarvetta selvittää asiaa lisää, esimerkiksi hoitovirhettä epäillessänne, voitte tehdä omaisen hoidosta muistutuksen muistutuslomakkeella.

Hautaamista ja tuhkaamista varten tarvittava asiakirja on hautauslupa, ja se toimitetaan omaisille tai hautaustoimistolle vainajan luovutuksen yhteydessä. Hautausluvan kirjoittava lääkäri kirjoittaa myös kuolintodistuksen. Kuolintodistusta ei tarvita hautausjärjestelyissä eikä perunkirjoituksessa. Kuolintodistus sisältää kuolinsyytietoja ja ne ovat vain omaisia tai muita läheisiä varten. Lääketieteellisessä kuolemansyyn selvityksessä syntyneet tiedot omaisille antaa potilasta hoitanut lääkäri. Oikeuslääketieteellisestä kuolemansyyn selvittämisestä tiedot omaisille antaa poliisi.

Kuolemansyyn selvittämiseen liittyvät tiedot

Kuolemansyyn selvittämisestä annetun lain (459/1973) 15 § 2 mom. 3 kohdan mukaan kuolemansyyn selvittämistä koskeviin asiakirjoihin sisältyviä tietoja saa antaa vainajan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen. Luovutuksensaajat ovat velvollisia pitämään tiedot salassa. Lähiomaisia ovat potilaslakiin liittyvän hallituksen esityksen (HE 185/1991) mukaisesti aviopuoliso, lapset, vanhemmat ja sisarukset. Muu läheinen voi olla avopuoliso tai muu vainajan kanssa pysyvästi asunut henkilö. Oikeuslääketieteelliseen kuolemansyyn selvittämiseen liittyvät asiakirjat eivät ole potilasasiakirjoja, vaan niiden suhteen tulee ottaa yhteyttä poliisiin.